Qué deben saber las empresas sobre el payroll en España

España representa una excelente oportunidad para que las empresas multinacionales se expandan. Con alrededor de 47 millones de residentes, es el cuarto país más grande de la UE por población y se ha modernizado rápidamente desde su transición a la democracia a fines de la década de 1970. De ahí la importancia de conocer como funciona el payroll en España.

La economía española ha sufrido mucho debido a la financiera global de 2008 y 2009, y han tenido que pasar varios años antes de poder comenzar la recuperación. Desde entonces, sin embargo, el crecimiento de España ha sido significativo: el PIB ha aumentado un 21,8% entre 2015 y 2019, antes de que los efectos económicos de la Covid-19 se hicieran notar a nivel global.

España rentabiliza una combinación perfecta de beneficios para las empresas internacionales: una mano de obra fuerte y altamente cualificada y unos costes laborales relativamente bajos para un gran país europeo. La tasa laboral media por hora de España es un 24% más baja que la de Italia y un 40% menor que la de Francia.

El gobierno en España ofrece diversos incentivos para el desarrollo de empresas y la inversión extranjera. Sin embargo, las organizaciones entrantes deben navegar por un complicado campo minado de leyes laborales y fiscales, muchas de las cuales se revisan con frecuencia. Explorar los siguientes aspectos importantes del payroll en España y las regulaciones laborales te ayudarán a comprender cómo lograr el éxito al hacer negocios en España:

1. Primeros pasos

Los primeros pasos para asegurar el éxito en España es familiarizarse con las leyes laborales del país y saber cómo registrar una empresa en el Registro Mercantil Central (RMC). El requisito de registro se aplica a todas las empresas que operan en España, incluidas las sucursales de empresas extranjeras.

Existen dos tipos de sociedades que se pueden constituir: Sociedad Anónima (S.A.) o Sociedad Limitada (S.L.). Los honorarios involucrados en el registro varían según el valor del capital social de la empresa y el proceso normalmente lleva entre seis y ocho semanas.

2. Consideraciones laborales

Muchas regulaciones en torno a las condiciones salariales y laborales en España están definidas por convenios colectivos. Estos no solo con acuerdos entre sindicatos de trabajadores y empresas individuales, sino que a menudo también se aplican a sectores específicos en ciertas áreas geográficas. Por ejemplo, existe un convenio colectivo sectorial en la zona de Málaga para la hostelería, principalmente para cubrir a los trabajadores de los hoteles, bares y restaurantes de la Costa del Sol.

La semana laboral estándar en España es de 40 horas, con no más de nueve horas permitidas por día y no más de 80 horas extraordinarias permitidas por año. Sin embargo, estos límites pueden modificarse si existe un convenio colectivo.

Se aplica rigurosamente un intervalo de al menos 12 horas entre el final de una jornada laboral y el comienzo del siguiente. En mayo de 2019 entró en vigor una nueva ley que obliga a las empresas a registrar las horas de trabajo diarias de todos sus empleados y a conservar estos registros durante cuatro años.

Las empresas deben registrar el contrato de cada empleado con la Seguridad Social y el Servicio Nacional de Empleo. Los nuevos contratos deben registrarse en la Seguridad Social en cualquier momento antes del inicio del trabajo, y en el Servicio Público de Empleo dentro de los diez días siguientes al inicio del trabajo del empleado. Los períodos de prueba tienen una duración de dos meses, excepto para empresas con menos de 25 empleados (hasta tres meses) y personal técnico calificado (hasta seis meses).

3. Payroll o retribuciones salariales

Los empresarios en España deben pagar a sus empleados mensualmente, o con mayor frecuencia según el contrato de trabajo o los convenios colectivos. Además del mínimo de 12 pagas mensuales, muchos convenios colectivos requieren dos pagas adicionales en julio y diciembre, que se suelen prorratear e incluirse en el payroll mensual. Todos los pagos deben hacerse mediante cheque o depósito bancario directo y, para los pagos realizados con cheque, el empleador debe proporcionar una nómina con el importe a abonar y las retenciones que debe firmar el empleado.

Administrada por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, la legislación laboral española dicta el salario mínimo. Esto ha aumentado significativamente en los últimos años y se sitúa en 1108 € por mes a partir de 2020.

Si los empleados son despedidos, tienen derecho a 20 días de salario por cada año trabajado, hasta un máximo de 12 pagas mensuales. Este derecho a la indemnización por despido también se aplica si un empleado no da su consentimiento para que su contrato de trabajo sea modificado significativamente, o si no da su consentimiento para un cambio a largo plazo del lugar de trabajo.

4. Impuestos y retenciones en el payroll en España

Los empleadores en España deben deducir el impuesto sobre la renta de los sueldos de sus empleados. Este impuesto se divide en dos mitades iguales: impuesto estatal e impuesto regional. Las tarifas aumentan progresivamente a medida que aumentan los salarios, comenzando en el 19% para los primeros 12.450 € hasta llegar al 45% para los salarios que superen los 60.000 €. El pago de las horas extraordinarias está sujeto a impuestos y porcentajes específicos marcados por la Seguridad Social.

Si bien la mayoría de los empleadores tienen que enviar estos pagos a la autoridad fiscal española, los empleadores del País Vasco y Navarra deben presentar los impuestos sobre la renta a las autoridades locales. Además, existen reglas que establecen cuándo la empresa debe presentar sus pagos de impuestos. Si se supera la cifra de 6.010.121 € en ingresos fiscales la compañía está obligada a abonar impuestos sobre una base mensual, mientras que todos los demás empleadores deben hacerlo sobre una base trimestral.

Los empleadores también están obligados a realizar contribuciones mensuales al Instituto Nacional de Seguridad Social de España y retener las contribuciones de los cheques salariales de sus empleados. El importe de estas cotizaciones, que cubren planes de pensiones, accidentes y enfermedades laborales, variará según una serie de factores, como la duración del empleo o el tipo de contrato laboral. A partir de 2020, la tasa típica total de contribución a la Seguridad Social se sitúa en el 36,25% del salario de un empleado: el empleador paga el 29,9% de este y el empleado el 6,35% restante.

5. Vacaciones y bajas por enfermedad incluidas en el payroll

Los empleados en España tienen derecho a un mínimo de 22 días hábiles (30 días naturales) de vacaciones por año. Como ocurre con la mayoría de los acuerdos laborales, esto se puede incrementar en contratos individuales o mediante convenios colectivos. Los empleados también tienen derecho a vacaciones en los diez días festivos nacionales anuales, así como durante los días festivos locales adicionales de cada región.

Las madres en España tienen derecho a 16 semanas de baja por maternidad por el nacimiento de un hijo, que aumenta a 18 semanas para los gemelos y 20 semanas para los trillizos, e incluye las seis semanas inmediatamente posteriores al parto. También pueden distribuir este permiso durante un período más largo trabajando a tiempo parcial. Además, las madres trabajadoras que cuidan a niños menores de ocho años tienen derecho a la «Reducción de Jornada», donde el horario laboral puede reducirse entre un octavo y la mitad de los niveles anteriores de jornada completa. En estas situaciones, los salarios se reducen a prorrata. Los padres solo tienen derecho a cinco semanas de baja por paternidad, más que cuatro semanas en julio de 2018.

España también permite días no trabajados pagados para una variedad de otros eventos importantes de la vida. Estos incluyen 15 días en caso matrimonio, un día para mudarse de casa, tiempo ilimitado para tareas cívicas o de jurado, e incluso una hora por día laboral para cuidar a los bebés que necesitan amamantar.

Cualquier compensación por baja médica depende de la duración de la ausencia. Por ejemplo, los empleados ausentes por tres días o menos no son elegibles para la paga por enfermedad, pero el empleador debe pagar el 60% del salario del empleado por cada día de baja entre cuatro y 20 días. Por un período de baja más largo que ese, o si un empleado se ausenta debido a lesiones ocurridas en el trabajo, los empleadores deben realizar un pago del 75% del salario, aunque el Instituto Nacional de Seguridad Social de España lo reembolsa al empleador

Conclusión sobre el payroll en España

La expansión de un negocio a cualquier territorio nuevo siempre traerá un conjunto único de desafíos y obstáculos a los que hacer frente. Pero a pesar de las abundantes oportunidades que se ofrecen, la enorme complejidad de las regulaciones, especialmente en torno a los convenios colectivos, puede hacer que la mudanza al mundo empresarial español sea una tarea particularmente abrumadora. Por eso, vale la pena considerar un payroll global único que equipe a la empresa con los conocimientos y la experiencia necesarios para lidiar con las complicaciones y permitir que la expansión en España sea lo más fluida y sencilla posible.