El outsourcing o subcontratación es la práctica comercial de contratar a una parte externa para que se encargue de ciertas tareas en lugar de contratar nuevos empleados o asignar esas tareas al personal existente. Es una forma bastante popular entre las empresas para reducir costes operativos y optimizar las operaciones sin dejar de manejar funciones importantes.

Las tareas enfocadas al outsourcing pueden ser ocasionales, como contratar a un contable para hacer la declaración de la renta una vez al año. También pueden ser una parte regular de las operaciones comerciales, como contratar a una empresa de limpieza en lugar de contratar conserjes como empleados.

Qué ventajas ofrece el outsourcing

Las empresas a las que se subcontrata pueden ser consultores independientes u otras grandes corporaciones. Independientemente del tamaño de la empresa con la que se trabaje, el outsourcing de tareas operativas puede proporcionar una serie de beneficios para la organización contratante.

El outsourcing ayuda a las empresas a:

  • Centrarse en las tareas básicas.
  • Lograr una reducción en los gastos.
  • Promover el crecimiento.
  • Mantener el control operativo.
  • Ofrecer flexibilidad de personal.
  • Proporcionar continuidad y gestión de riesgos.
  • Desarrollo profesional al personal interno.

No importa el tamaño de la empresa. Cualquier organización puede emplear el outsourcing para ayudar a la empresa a crecer y expandirse manteniendo los gastos a niveles mínimos.

Concentración en las tareas básicas

Las operaciones administrativas de una empresa tienden a incrementar considerablemente durante períodos de rápido crecimiento. Esta expansión puede inmovilizar a los departamentos de recursos humanos y financiero a expensas de las actividades principales que hicieron que la empresa tuviera éxito en primer lugar.

La subcontratación de actividades importantes pero mundanas permite focalizar los recursos internos en las actividades rentables sin sacrificar la calidad o el servicio.

Por ejemplo, supongamos que la empresa obtiene un gran contrato que aumentará significativamente el volumen de compras en un corto período de tiempo. Al subcontratar las responsabilidades de compra, se libera al personal para que se concentre en el contrato en sí.

Minimizar los costes

A veces, el gasto de comprar equipo o necesitar una nueva ubicación puede ser prohibitivo. En estos casos, es más rentable recurrir al outsourcing que expandir las operaciones internamente.

Si el crecimiento del negocio resulta en una mayor necesidad de espacio de oficina, se puede intentar subcontratar operaciones simples como telemarketing o entrada de datos en lugar de mudarse a una nueva ubicación. Puede costar mucho menos que el precio de la expansión, y es más eficiente y menos costoso que reubicarse.

El outsourcing también puede reducir los costes al reducir los gastos asociados con la incorporación de nuevos empleados, tales como:

  • Proceso de búsqueda del candidato adecuado.
  • Contratación.
  • Asistencia sanitaria y otros beneficios contractuales.
  • Impuestos sobre la nómina.
  • Mayor necesidad de trabajadores en puestos gerenciales y de recursos humanos.

Trabajar con contratistas en lugar de empleados puede minimizar estos costes, lo que permite a la empresa hacer la misma cantidad por menos.

Promociones

Los costes generales de algunas operaciones son extremadamente altos, pero es posible que la empresa desee ofrecerlos para satisfacer a los clientes, expandir su modelo comercial o competir en el mercado. La subcontratación puede ser una buena opción si el coste de expandirse para manejar esas operaciones internamente es demasiado elevado, tardaría demasiado en surtir efecto o crearía ineficiencias en el modelo de negocio.

Por ejemplo, la consulta de un solo médico desea contar con una variedad de planes de seguro, pero el único miembro del personal no puede mantenerse al día con todos los diferentes proveedores y sus reglas. La subcontratación a una empresa que se especializa en facturación médica costará menos que contratar personal capacitado adicional o capacitar al personal existente, al mismo tiempo que aumenta el beneficio para los clientes.

Mantener el control operativo

Las operaciones con costes crecientes deben considerarse exclusivamente de cara al outsourcing. Los departamentos que podrían haber evolucionado con el tiempo a áreas no controladas y mal administradas son buenos candidatos. Una empresa de subcontratación a menudo puede aportar mejores habilidades de gestión de lo que haría una reestructuración significativa a nivel interno.

Por ejemplo, el departamento de IT tiene demasiados proyectos, poca gente y un presupuesto que supera con creces su contribución a la organización. Un acuerdo de outsourcing con un contratista de IT obligará a la gerencia a priorizar sus solicitudes, poniendo los proyectos y los gastos bajo control.

Mayor flexibilidad

La subcontratación permite que las operaciones o los departamentos que tienen demandas cíclicas aporten recursos adicionales cuando sean necesarios. La empresa de subcontratación puede ser liberada cuando las cosas vuelvan a ralentizarse, manteniendo la flexibilidad de la empresa.

Las funciones de outsourcing, como cuando el departamento de contabilidad tiene escasez de personal durante la temporada de impuestos y los períodos de auditoría, brindan los recursos adicionales que necesita la empresa durante un período fijo de tiempo a un coste constante. Además, trabajar con la misma empresa de contabilidad o contratista cada vez proporciona consistencia además de flexibilidad.

Continuidad y gestión de riesgos

Los períodos de alta rotación de empleados pueden agregar incertidumbre e inconsistencia a un negocio. El outsourcing proporciona un nivel de continuidad a la empresa al tiempo que reduce el riesgo que podría traer un nivel de operación deficiente, incluso en un período corto de tiempo.

Por ejemplo, el gerente de recursos humanos está de baja prolongada y su asistente administrativa se va para un nuevo trabajo. La subcontratación de la función de recursos humanos reduce el riesgo y permite que la empresa siga operando mientras el gerente no está disponible. También da tiempo para contratar a un nuevo asistente sin prisas porque la oficina no tiene suficiente personal.

Desarrollo profesional al personal interno

Un proyecto grande puede requerir habilidades que el personal no posee. La subcontratación in situ, en la que se contrata a personal externo para que operen en la propia empresa, proporciona al negocio las personas con las habilidades necesitadas mientras el personal interno trabaja codo con codo con ellos para adquirir un nuevo conjunto de habilidades.

Supongamos que la empresa necesita actualizar equipos hechos a medida, pero los ingenieros no tienen las habilidades necesarias para diseñar equipos nuevos y mejorados. Subcontratar este proyecto y llevar a los ingenieros subcontratados a trabajar en el sitio permite a los ingenieros internos aprender de los contratistas al tiempo que se asegura de que el trabajo se realiza con el nivel de habilidad necesario.

Cómo aprovechar al máximo el outsourcing

Las empresas a menudo piensan solo en el outsourcing en términos de ahorro de costes, pero la subcontratación puede hacer más que solo reducir gastos. A medida que la empresa crece, la subcontratación puede ser una forma de promover la innovación, revolucionar la industria y acceder a nuevos conjuntos de habilidades que reposicionen al negocio en el mercado.

Al considerar el outsourcing para que la empresa crezca, no debemos limitarnos únicamente a considerar el coste de contar con contratistas externos en lugar de manejar una tarea con el personal actual. Hay que concentrarse en el valor que la experiencia de un contratista incorpora a la empresa. Ya sea mediante la expansión de la producción, la comercialización del negocio o la alteración de la forma en que la industria hace negocios, el outsourcing brinda la oportunidad de innovar, crecer y superar a la competencia.