El regreso de los viajes corporativos: ¿cómo deberían planificar las empresas?

Parece que, finalmente, la luz al final del túnel pandémico está a la vista, al menos en algunas partes del mundo. En 2020, los gastos totales de viajes de negocios globales se contrajeron en un 52%, mientras que el gasto en viajes corporativos administrados en los Estados Unidos se desplomó 71%, o $ 94 mil millones. La caída de los viajes totales de la Unión Europea para el mismo periodo fue de un 74%, los peores datos de toda su historia.

Aunque en un principio el camino de la recuperación se preveía largo y desigual, el escenario ha cambiado sustancialmente, fundamentalmente gracias a la vacunación. En el momento de redactar este artículo, más del 50% de la población de España ha sido completamente vacunada y más del 60% ha recibido al menos una dosis. Las empresas están comenzando a traer empleados de regreso a las oficinas. Los ejecutivos corporativos están planificando reuniones en persona y encuentros con clientes y colegas.

A la luz de los nuevos desarrollos, ¿en qué medida la videoconferencia reemplazará a los viajes de negocios? ¿Cómo deben prepararse las empresas para la siguiente fase de los viajes de negocios? Si bien nuestros conocimientos del año pasado aún son válidos, hemos mejorado nuestra comprensión de cómo los líderes empresariales podrían estar pensando en el papel pospandémico de los viajes corporativos.

En este artículo, identificamos cuatro categorías de viajeros de negocios: los segmentos «nunca se fueron», «nunca regresan», «miedo a perderse» (FOMO) y «esperar y ver», y brindamos recomendaciones sobre la clave del ecosistema de viajes corporativos y cómo los actores de este escenario pueden hacer planes efectivos en este contexto.

El aumento de la vacunación está ampliando los acuerdos laborales flexibles

El cambio más significativo que da forma a nuestro pensamiento sobre el regreso de los viajes corporativos es el aumento de las tasas de vacunación en los Estados Unidos y Europa. Proyectamos que Estados Unidos y el Reino Unido está realizando una transición lenta hacia la normalidad desde mediados de 2021 y que el resto de la Unión Europea lo hará poco después.

A pesar de los riesgos que presentan las nuevas cepas del virus y la visibilidad limitada de la duración de la inmunidad a la vacuna, el aumento de las tasas de vacunación está mejorando parte de la ansiedad por viajar. Muchas organizaciones ahora están descubriendo de manera proactiva el futuro del trabajo, que incluye el rol de los viajes de negocios.

Para muchas empresas, la COVID-19 ha demostrado que es posible una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo. Alrededor del 70% de los ejecutivos creen que sus empresas emplearán más trabajadores temporales que antes de la pandemia y el 72% informa que sus empresas han comenzado a adoptar acuerdos permanentes de trabajo remoto para un subconjunto de sus empleados.

Casi el 40% de la fuerza laboral en los Estados Unidos tiene el potencial para trabajar desde cualquier lugar. Estas señales y otras sugieren que muchas organizaciones están reevaluando los arreglos laborales y organizativos, incluido cuándo, por qué y cómo sus empleados deberían emprender la marcha.

Sin embargo, no hay consenso entre los líderes empresariales sobre qué hacer con esta nueva flexibilidad, y muchas organizaciones aún no han comunicado claramente una visión para el trabajo pospandémico: alrededor del 30% de los ejecutivos en una encuesta reciente para una consultora norteamericana dicen que no han oído hablar a sus empresas sobre planes específicos para viajes corporativos después de la pandemia, mientras que otro 28% describió los planes de sus empresas como vagos.

Cuatro segmentos clave en el regreso de los viajes corporativos

Dividir los viajes corporativos en diferentes segmentos puede ayudar a los planificadores y proveedores de viajes a planificar el regreso de los viajes de negocios. Hemos identificado cuatro perfiles de viajes de negocios diferentes, cada uno de los cuales se encuentra en un punto diferente del espectro de la resiliencia de los viajes.

Se utilizaron tres indicadores para definir cada arquetipo y determinar su posición en el espectro: sector, propósito del viaje y si el viaje era nacional o internacional. Para fines de viaje, si las interacciones en persona siguen siendo críticas para una empresa, entonces estos viajes de negocios son más resistentes. Se hicieron algunas suposiciones sobre la probabilidad de que algunas formas de viajes corporativos se recuperaran en lugar de ser sustituidas por tecnología de videoconferencia.

La combinación de perfiles varía de una empresa a otra y es posible que las cuatro coexistan dentro de la misma organización, aunque algunas pueden ocupar un lugar más destacado en algunas empresas y menos en otras.

  • El segmento de «nunca se fue». En un extremo del espectro, los empleados para quienes los viajes se consideran esenciales para realizar negocios reanudaron sus viajes tan pronto como se aliviaron los bloqueos. Esta categoría representó alrededor del 15% de todos los gastos de viajes corporativos en 2019 e incluye gerentes en empresas de fabricación con una amplia distribución de fábricas y plantas y trabajadores de operaciones de campo. Aquellos que se mostraban reacios a volar optaron por el tren y los coches privados.
  • El segmento «nunca regresa». Por otro lado, los viajeros de negocios que contribuyeron a una quinta parte del gasto en viajes de negocios en 2019 presentan una oportunidad atractiva para que las corporaciones reduzcan permanentemente sus presupuestos de viajes corporativos. Es posible que los adoptantes digitales que pueden mantener altos niveles de eficacia mientras trabajan de forma remota nunca regresen a los viajes corporativos. Además, los avances realizados en las tecnologías digitales que mejoran la supervisión de los puestos avanzados han allanado el camino para que se reduzcan aún más los viajes corporativos. Por ejemplo, muchas cadenas de restaurantes encontraron formas de minimizar los viajes corporativos reemplazando las visitas en persona con alternativas virtuales, así como estableciendo más sistemas de supervisión locales. Es probable que quieran mantener estos importantes ahorros de costes, aunque una cierta cantidad de viajes de negocios continuarán después de la pandemia incluso en este segmento,
  • El segmento del “miedo a perderse” (FOMO). La mayor parte de los viajes de negocios (60% del gasto en viajes de negocios en 2019), lo que probablemente impulsará el repunte de los viajes corporativos, será impulsado por el segmento FOMO. Son aquellos que viajan para cultivar relaciones importantes con los clientes. Es probable que las pequeñas y medianas empresas (PYME) aumenten los viajes corporativos a un ritmo mucho más rápido, ya que no están sujetas al proceso de aprobación intensificado que deben seguir las grandes empresas. Es probable que las pymes provoquen un efecto dominó en el que la reanudación de los viajes de negocios de una empresa catalice el regreso de sus rivales a los viajes relacionados con el trabajo. Enfrentados a una intensa competencia, los diferentes actores de la empresa (liderazgo, administración, personal) se unen para restablecer los viajes corporativos a gran escala para aprovechar la ventaja de ser el primero en moverse sobre las empresas rivales.
  • El segmento de «esperar y ver«. Este segmento está formado por trabajadores en industrias y roles relativamente no competitivos. Contribuyó con el 5% del gasto total en viajes de negocios en 2019. Estos viajeros corporativos tienden a provenir del sector público, asociaciones profesionales y organizaciones sin fines de lucro. Durante la pandemia, muchas asociaciones profesionales pudieron realizar eventos virtuales para reemplazar las conferencias en persona y probablemente serán más cautelosas al regresar a viajar.

En conjunto, las trayectorias de las cuatro categorías de viajes confirman la proyección de una recuperación desigual de los viajes corporativos. En general, podemos esperar una reducción del 20% en el gasto en viajes corporativos para 2023.

Además, vale la pena señalar que incluso dentro de estos segmentos, la recuperación de los viajes de negocios variará según el propósito y la distancia de los viajes corporativos. Por ejemplo, incluso para las empresas del segmento «nunca se fue», los viajes al extranjero para asistir a conferencias internacionales no han regresado debido a las restricciones impuestas por los gobierno debido a preocupaciones de salud pública.

Además, dado el despliegue desigual de las vacunas COVID-19 a nivel internacional, el regreso de los viajes internacionales puede suspenderse aún más en regiones con acceso limitado o retrasado a las vacunas debido a restricciones sostenidas de salud pública y / o brotes de enfermedades. Por otro lado, los viajeros de negocios que “nunca regresan” aún pueden hacer excepciones para eventos clave que se llevan a cabo a nivel regional.

Acercándonos al futuro de los viajes corporativos: cuatro pasos

Trazar una hoja de ruta segura y eficaz para futuros viajes corporativos requiere que todos los jugadores colaboren. Jugadores clave en el ecosistema: proveedores (incluidas aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de vehículos y viajes compartidos), planificadores de viajes corporativos, intermediarios de viajes como agencias de viajes en línea (OTA), proveedores de sistemas de distribución global (GDS) y los propios viajeros. Necesitan dominar cuatro habilidades críticas: aprovechar los datos en tiempo real, planificar con agilidad, buscar comodidad y seguridad y comunicarse con claridad.

Aprovechar los datos en tiempo real

La planificación para el futuro puede parecer volar a través de una niebla de incertidumbre, lo que hace que sea aún más importante para los jugadores aprovechar los datos en tiempo real para informar su toma de decisiones. Las organizaciones podrían invertir en capacidades de datos para identificar y monitorear los primeros signos de una aceleración en los viajes de negocios.

Vale la pena explorar las OTA y los proveedores de GDS como nuevas fuentes de datos. Los intermediarios de viajes como estos se encuentran en una situación única para proporcionar datos agregados para cada industria. Por ejemplo, pueden informar a un planificador de viajes corporativos cuántos asientos está reservando el resto del sector de la empresa, indicando si la empresa está por delante o por detrás de la curva.

Muchos planificadores de viajes corporativos también están preocupados por las fluctuaciones en el coste y la disponibilidad de boletos, dada la volatilidad de los horarios de vuelos durante este tiempo.

Los intermediarios pueden proporcionar datos que sugieran qué vuelos tienen más probabilidades de permanecer en el horario de una aerolínea, lo que ayuda a los clientes a desarrollar más agilidad en la toma de decisiones. Los intermediarios pueden crear una nueva fuente de ingresos a partir de estos datos.

Los datos en tiempo real también ayudan a los proveedores de viajes corporativos, como las compañías aéreas y los hoteles, a ser más ágiles. A medida que regresen los viajes corporativos, estos proveedores deberán desplegar los recursos adecuados en tiempo real para satisfacer la demanda, que puede cambiar abruptamente.

Por ejemplo, una aerolínea cometió un error costoso al no estar preparada para el repentino aumento en la demanda de vuelos de placer durante las recientes vacaciones de Semana Santa. Como la recuperación probablemente será desigual, las aerolíneas tendrán que averiguar cómo tener aviones, pilotos y tripulación en espera para que puedan aumentar la capacidad rápidamente cuando sea necesario. Las organizaciones pueden reunirse con regularidad para discutir conocimientos basados ​​en datos y alinearse con los próximos pasos.

Incorporar la agilidad en la planificación

Vale la pena tener un plan y una estrategia detallados para diferentes escenarios de recuperación. Cuando aumenta la demanda, muchas empresas pueden encontrar que no tienen tiempo para hacer una pausa y pensar en sus estrategias.

Cuando se trata de organizar viajes de negocios para empleados, los planificadores de viajes corporativos deberán tener en cuenta cuatro consideraciones:

  • Primero, los factores que afectan si los viajes corporativos deberían aumentar: por ejemplo, los niveles de infección local y regional, la demanda de los clientes y las acciones competitivas.
  • En segundo lugar, las fuentes de datos relevantes utilizadas para evaluar estos factores: estos podrían incluir indicadores de salud pública, encuestas a clientes, datos de socios de viajes sobre tendencias de la industria y comportamiento de la competencia, y precios en tiempo real de los GDS consistentes con los acuerdos corporativos típicos, incluso como aerolínea. Las clases de pasajes pasan por reajustes.
  • En tercer lugar, las políticas de la empresa sobre viajes de negocios: ¿Qué políticas basadas en la distancia debe cumplir el personal? ¿Deberían utilizar coches de alquiler, viajes compartidos, taxis o vuelos? ¿Cuándo deben usar mascarillas o participar en reuniones grupales? ¿Cómo distinguir las empresas entre las actividades en las que pueden participar los empleados vacunados y no vacunados?
  • En cuarto lugar, la información que necesitan los viajeros: esto incluye sitios web, servicios de ayuda para viajes y mensajería.

Personalizar experiencias basadas en la seguridad y la comodidad

La seguridad y la comodidad son elementos cruciales en la experiencia de viaje y, a veces, pueden ir en direcciones opuestas. Se puede hacer más para cerrar esta brecha. Tanto los empleadores como las compañías de viajes podrían encontrar formas de brindar tranquilidad a los pasajeros y mejorar la comodidad y la conveniencia. El principio rector aquí es brindar al viajero un mayor control sobre las decisiones que afectan su sensación de comodidad y seguridad.

Por ejemplo, las aerolíneas pueden personalizar las experiencias de vuelo mejorando la funcionalidad de sus aplicaciones móviles para permitir que los pasajeros reserven sus comidas y refrigerios o hagan solicitudes especiales.

Los hoteles pueden permitir que los huéspedes decidan la frecuencia y el horario del servicio de limpieza. Podrían considerar ofrecer iniciativas que mejoren el bienestar físico y mental de los huéspedes, por ejemplo, ofreciendo entrenadores virtuales para guiar las prácticas de meditación o fitness.

Los proveedores también podrían considerar ofrecer políticas de flexibilidad radicalmente transparentes y permitir a los clientes una mayor variedad de opciones con diferentes tarifas asociadas para cancelaciones y cambios.

Comunicarse con claridad

Incluso los viajeros más experimentados tienen que aceptar que viajar ha cambiado. Las mascarillas se han vuelto omnipresentes y las restricciones fronterizas, los procedimientos de abordaje y los requisitos de higiene parecen estar en constante cambio. Es fundamental que las organizaciones comuniquen claramente cuáles son sus políticas de viajes corporativos en un momento dado, para cada etapa del viaje, desde antes hasta después del viaje.

Ayuda a las organizaciones a ser más proactivas a la hora de comunicar cualquier tipo de cambio, ya sea con respecto a las políticas estratégicas de toda la empresa o cuestiones más detalladas, como el viaje compartido preferido de la empresa o las opciones de alquiler de coches para viajes corporativos.

Cuando se realizan cambios en las operaciones, las empresas pueden tener especial cuidado para garantizar la disponibilidad de las comodidades. El liderazgo puede desempeñar un papel destacado a la hora de modelar cómo viajar en esta nueva realidad al reiterar claramente las políticas de la empresa.

Los sitios web de información, los servicios de ayuda para viajes y las infografías fácilmente digeribles podrían utilizarse para transmitir el mensaje. Mantenga abiertos los canales de comunicación y permita a los empleados dar su opinión y plantear inquietudes cuando surjan.

Los empleados también pasarán por un período de ajuste a medida que reanuden sus viajes de negocios. El liderazgo puede comunicar que está bien que se lo tomen con calma y que deben plantear sus inquietudes si alguna vez se sienten inseguros.

Algunos viajeros corporativos encontrarán que tienen que adaptarse rápidamente a los muchos cambios en los viajes de negocios, mientras que otros tendrán el lujo de relajarse durante un período más largo.

La imprevisibilidad seguirá siendo una realidad, pero una cosa es cierta: si todos desempeñan bien su papel (y de manera inteligente, aprovechando las tecnologías y procesos a nuestra disposición), la reanudación de los viajes corporativos es posible.

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