Los KPI en Recursos Humanos

La medición de resultados es un paso fundamental para todas las empresas que desean crecer y evolucionar en el mercado. Esta es una necesidad que se ha extendido a todas las áreas de la empresa: ventas, productividad del personal y, ahora, en el departamento de Gestión de Personas y Talento. Establecer los KPI en Recursos Humanos es clave para aprovechar al máximo el capital humano de una empresa y cumplir con los objetivos estratégicos del departamento.

Qué es un KPI en Recursos Humanos

KPI significa, por sus siglas en inglés, Key Performance Indicator o Indicador clave de rendimiento. Es una unidad de medida que se utiliza para establecer los resultados de acciones específicas. Por lo tanto, sirven como referencia para evaluar procesos y detectar éxitos y deficiencias.

Los KPI en Recursos Humanos miden los procesos relacionados con la contratación, la formación, la gestión del talento, etc. Estos indicadores nos permiten establecer objetivos y saber, en todo momento, si estamos llevando a cabo las acciones adecuadas para alcanzarlos.

Cómo establecer en KPI en Recursos Humanos

Los indicadores clave en recursos humanos serán vigentes en la empresa durante mucho tiempo, ya que sirven para medir la evolución del departamento, preparar pronósticos, etc. Por esta razón, es esencial definirlos desde el principio. Los cuatro aspectos que deben tenerse en cuenta para establecer los KPI en Recursos Humanos son los siguientes:

  • Medidas: ¿qué vamos a medir exactamente? Este podría ser el coste promedio incurrido para asegurar cada nuevo candidato o el porcentaje que representa las veces que un empleado está de baja por enfermedad.
  • Objetivo: los KPI nos ayudan a cumplir los objetivos, por lo que debemos establecer uno. Podríamos, por ejemplo, tratar de reducir la baja por enfermedad en un 2%.
  • Fuente: es importante saber, desde el principio, dónde obtendremos información para completar nuestros KPI. Esto podría ser un CRM o un software de recursos humanos.
  • Frecuencia: también se debe definir con qué frecuencia se revisarán los KPI y establecer un intervalo determinado de tiempo.

KPI más importantes en RRHH

Los KPI son herramientas fundamentales para un departamento de recursos humanos, ya sea para desarrollar un plan estratégico o realizar una auditoría. Cada empresa debe definir sus KPI en función de sus necesidades. Sin embargo, hay una serie de métricas clave de recursos humanos que todo profesional en este campo debe siempre tener presentes.

A continuación, os indicamos un breve listado con los KPI en Recursos Humanos más habituales.

Experiencia del empleado

¿La empresa tiene un clima laboral positivo? ¿Están funcionando nuestras acciones? La mejor manera de responder estas preguntas es mediante una encuesta de clima laboral y revisar los resultados obtenidos para detectar problemas y realizar mejoras. La atmósfera del lugar de trabajo es crucial para reducir la rotación de personal, mejorar su sentido de bienestar y crear una marca de empleador que atraiga nuevos talentos.

Es extremadamente fácil de calcular. Basta con pedirles a los empleados que califiquen el clima laboral del 1 al 10, por ejemplo, y obtener una cifra promedio de todas las respuestas.

Rotación de empleados

La rotación de empleados revela la capacidad de las empresas para retener el talento. En otras palabras, refleja el tiempo promedio que un empleado permanece en la empresa, lo que indica su estabilidad laboral. Una alta tasa de rotación también le cuesta dinero a la empresa en términos de pérdida de talento y procesos de reclutamiento. Esto podría ser una señal de que los salarios están por debajo de la tasa del mercado o que hay un mal ambiente laboral.

Este KPI se calcula comparando el número de trabajadores que se unieron a la empresa durante un período específico, con los que se quedaron en el mismo período. O más bien: el número de empleados que abandonan la empresa durante un año dividido por el número promedio de empleados en la empresa en ese año. Luego hay que multiplicar esa cifra por 100 para obtener la tasa de rotación anual ([L / Avg] x 100).

Ratio de absentismo

Este KPI puede ayudar a los equipos de recursos humanos a predecir las ausencias en la organización o detectar problemas con la forma en que opera la empresa. Además, al calcular el valor promedio de cada hora trabajada, podemos medir el impacto del absentismo en las finanzas de la empresa.

Permitir a los empleados acceder a un sistema digital de gestión de ausencias les da visibilidad de su historial de absentismo y puede llegar a reducirlo. Brindar visibilidad de las ausencias justificadas de los colegas también aumenta el espíritu de equipo y la camaradería al avanzar con los proyectos grupales.

Tiempo promedio del proceso de reclutamiento

¿Cuánto tiempo lleva reclutar un candidato desde el momento en que se publica la oferta de trabajo? Tener acceso a métricas como esta es fundamental para realizar mejoras y ahorrar tiempo y recursos a la empresa. El tiempo promedio de reclutamiento es el número de días que transcurren desde el momento en que se anuncia la oferta laboral hasta que el nuevo candidato comienza a trabajar en la empresa. Cuanto más baja sea esta cifra, mejor.

Para obtener estos datos, en cada proceso de selección se deben calcular los días transcurridos desde el momento en que se anuncia el trabajo hasta el día en que comienza el nuevo recluta para, posteriormente, calcular el promedio de la empresa. Naturalmente, algunas vacantes serán más difíciles de cubrir que otras, por lo que es mejor tener una muestra lo más amplia posible.

En general, los departamentos de recursos humanos emplean un ATS (Sistema de seguimiento de candidatos) para llevar una gestión eficaz del tiempo de reclutamiento. Estas soluciones facilitan los procesos de comunicación interna y externa extremadamente bien y permiten ver los tiempos de reclutamiento.

Costes del proceso de selección

Los costes de reclutamiento son otro indicador importante de KPI en Recursos Humanos. En otras palabras, ¿cuánto se invierte para obtener los recursos necesarios para incorporar un nuevo empleado? Para calcular esta métrica se debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Costes de reclutamiento: publicidad, suscripción a portales de empleo, coste del tiempo del reclutador, ATS y otro software.
  • Costes de capacitación: formación, materiales.

La fórmula es: (Costes totales de reclutamiento interno + costes totales de reclutamiento externo) / (número total de empleados reclutados durante un período de tiempo).

Tasa de conversión de reclutamiento

La tasa de conversión de reclutamiento ayuda a determinar los métodos o canales más apropiados para encontrar al candidato más adecuado para el trabajo en cuestión. Estos datos nos permiten comparar y optimizar cualquier proceso de reclutamiento para reducir los costes relacionados.

El cálculo de esta KPI es bastante simple: (número de candidatos seleccionados / número total de candidatos) x 100.

Accidentes de trabajo

Los accidentes laborales son otro indicador importante de recursos humanos, ya que permiten evaluar si las medidas de salud y seguridad ocupacional de la empresa se están implementando correctamente y son efectivas. Esta información es particularmente sensible en ciertas industrias y, por lo tanto, debe incluirse en el cuadro de mandos del departamento.

Esta información corresponde al número total de accidentes con lesiones por millón de horas trabajadas menos el número de trabajadores expuestos a riesgos. La fórmula es: (número de accidentes x 1,000,000) / (número total de horas trabajadas – personas expuestas a riesgos).

Como podéis observar, los KPI en Recursos Humanos son bastante útiles para la gestión del talento y el control de costes. En la empresa para la que trabajas, ¿los tienen ya implementados?