Cómo priorizar tareas
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Un día típico implica docenas de tareas, como comunicarse con los miembros del equipo, responder correos electrónicos y abordar obligaciones personales. Si no sabemos priorizar tareas, de manera organizada y bien informada, seremos un barco a la deriva. Avanzaremos a lo largo del día con poca dirección y propósito, nos abrumaremos fácilmente y perderemos el control.
La priorización de tareas actúa como nuestro timón, al guiarnos a lo largo del día mientras seguimos nuestra lista de quehaceres. Esta gestión eficiente del tiempo significa que disfrutaremos de un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida y ofreceremos un trabajo de mayor calidad sin incumplir los plazos. Por todo ello, aprender a priorizar tareas es realmente invaluable para nuestro desarrollo profesional.
¿Qué significa priorizar tareas?
La priorización de tareas implica hacer un balance de cada tarea, generalmente diaria y semanal, y organizarlas por nivel de importancia. También se puede categorizar cada elemento por nivel de urgencia.
Tengamos en cuenta que la urgencia no es lo mismo que la importancia. Responder el correo electrónico de un cliente puede ser urgente ya que necesita una respuesta oportuna, pero tal vez no sea tan importante como completar todos los entregables para el final del trimestre.
Una vez que sepamos lo importante y urgente que es cada tarea, podemos determinar qué recursos necesitamos para cada una, como el tiempo y la ayuda de un compañero de trabajo, para definir cuándo y cómo completaremos cada elemento.
Aquí hay una excelente manera de organizar las tareas por su importancia y urgencia:
- Realizar tareas urgentes e importantes como un informe de cliente para mañana
- Programar elementos importantes y no urgentes, como un cronograma del proyecto que vence en dos semanas
- Delegar elementos que son urgentes, pero no importantes para nuestro flujo de trabajo, como reservar una sala de conferencias
- Eliminar las tareas no urgentes y sin importancia para abordar elementos más urgentes, como prepararse para una presentación más tarde ese día.
¿Por qué es importante priorizar tareas laborales?
A veces, la gran cantidad de labores que tenemos puede abrumarnos y hacernos sentir que no sabemos por dónde empezar. Es posible que perdamos la motivación porque parece que no se puede completar nada mientras intentamos avanzar en varios trabajos a la vez.
Y si no hemos priorizado tareas, es posible que perdamos tiempo trabajando en las cosas incorrectas, como elementos de baja prioridad en lugar de tareas urgentes y de alto riesgo. Esto afecta a nuestra productividad y rendimiento laboral, lo que aumenta las posibilidades de llamar la atención de nuestro gerente, lo que podría incidir negativamente en un aumento o promoción.
También podemos perder los plazos y decepcionar a los miembros de nuestro equipo si retrasamos los proyectos porque no estamos trabajando en los elementos correctos y en el momento adecuado. Por lo tanto, vale la pena aprender la priorización de tareas para estar al tanto de nuestra carga de trabajo.
5 herramientas para priorizar tareas
Los humanos no son administradores naturales del tiempo. Si bien algunos tienen una inclinación más natural a organizar su tiempo, la mayoría de las personas deben aprender a priorizar las tareas para lograr mejor sus objetivos. Eso es reconfortante ya que significa que todos podemos aprenderlo.
Aquí hay cinco métodos para la priorización de tareas.
1. Agenda de tareas
Comencemos de manera simple delineando nuestras tareas y plazos en un planificador de gestión del tiempo, como un calendario digital, una aplicación de productividad o una agenda escrita a mano. Podemos crear listas de tareas personales y profesionales separadas o almacenar todo en el mismo espacio para obtener una vista general de nuestro día, semana o mes.
2. Matriz de Eisenhower
Si tenemos dificultades para visualizar nuestras prioridades, intentemos dibujar una matriz de dos por dos con “Importante” y “No importante” en el eje X y “Urgente” y “No urgente” en el eje Y. Coloquemos las tareas en su cuadrante correspondiente para categorizar todo como “Urgente e importante”, “Urgente pero no importante”, “No urgente pero importante” y “No importante y no urgente”. Luego decidamos lo que asumiremos, programaremos, delegaremos y eliminaremos.
3. ABCD
Esta técnica consiste en clasificar cada tarea de la A a la E, siendo A la más importante y la E la menos importante. Ya sea para tareas personales o de equipo, esta clasificación ayuda a todos a comprender las expectativas y proporciona una hoja de ruta clara para abordar las tareas. Si bien este método no tiene en cuenta la urgencia, podríamos considerarlo cuando debatamos hasta qué punto es importante algo.
4. Cómete la rana
“Comerse la rana” significa hacer primero la tarea más temida, quitarla del camino para que podamos concentrarse en otros elementos y comenzar el día sintiéndonos productivos y realizados. El resto del día también se nos hará más fácil ya que no estaremos evitando ninguna tarea compleja y desalentadora. Es posible que nos sintamos menos distraídos porque no estaremos pensando en lo que sabemos que tenemos que hacer, pero no queremos.
5. Tarea más importante (MIT)
El método MIT consiste en elegir un par de proyectos cada día y semana que sean más importantes y prestarles atención. Una vez que los completamos, nos liberamos para trabajar en lo que deseemos y en cualquier orden. Este método es excelente cuando no tenemos muchas tareas diarias y semanales urgentes y también disfrutamos de un trabajo más flexible que podemos hacer en cualquier momento.
7 consejos para priorizar tareas en el trabajo
La priorización de tareas se verá diferente para cada persona porque todos organizan su tiempo de manera diferente. Pero aquí hay siete consejos que se pueden usar para mejorar nuestra estrategia única.
1. Determina tu ritmo
Probablemente hayamos escuchado frases como “Levántate y anda” o ” Al que madruga Dios le ayuda”. Levantarse temprano es una estrategia de productividad común porque muchas personas se sienten menos distraídas y con más energía por la mañana, pero esta no es necesariamente la opción correcta para todo el mundo. Dependiendo de nuestro cuerpo y del ritmo circadiano, despertarse demasiado temprano puede incluso ser contraproducente.
Consideremos cuándo nos sentimos más despiertos y con más energía durante el día y guardemos las tareas de alto enfoque para ese momento. También tratemos de favorecer una rutina de sueño saludable, ejercicio físico y una alimentación nutritiva para fomentar el enfoque mental a lo largo del día.
2. No perdamos de vista el premio
Incluso las ocupaciones más ordinarias y aburridas suelen contribuir a objetivos importantes a largo plazo. Saber por qué estamos haciendo algo puede conseguir que nos sintamos más concentrados y motivados para completarlo.
Recordemos nuestros propios objetivos profesionales para dar a las tareas más contexto y significado. Tal vez cumplir con todos los plazos durante un mes aumente las posibilidades de recibir un ascenso o un aumento. Esa es una buena razón para trabajar duro y completarlo todo.
3. Dar preferencia a nuestro desarrollo
Nuestro desarrollo personal es tan importante, y a menudo más motivador, que el crecimiento profesional. Por lo tanto, cuando evaluemos la importancia y la urgencia de un elemento, también tengamos en cuenta cómo nos ayuda a desarrollar valiosas habilidades duras y blandas que deseamos mejorar.
Para fortalecer nuestras habilidades de comunicación, coloquemos tareas aparentemente sin importancia, como redactar correos electrónicos claros, comunicarnos con los miembros del equipo o preparar puntos de conversación antes de las reuniones en elementos de mayor prioridad.
4. Darle a todo una fecha de vencimiento
Cada tarea debe tener una fecha límite clara, incluso si el gerente no la ha asignado. Esto ayuda a gestionar el tiempo y comprender mejor lo que debemos hacer cada día, semana y mes para cumplir con el cronograma. Poner fechas de vencimiento en elementos de acción que no son sensibles al tiempo también puede motivarnos a ser más productivo y superar la procrastinación.
5. Hacer un seguimiento de nuestro tiempo
Realizar un seguimiento de cuánto tiempo nos lleva completar cada tarea para comprender mejor cómo debemos priorizar estos tipos de elementos en el futuro. Si hablamos de un diseñador gráfico autónomo, por ejemplo, que realice un seguimiento del tiempo que dedica a redactar un contrato, realizar revisiones de diseño o crear una plataforma de presentación. Luego, que ajuste las listas de priorización de tareas futuras y los cronogramas de reenvío del cliente para reflejar esta información.
6. Manejar las distracciones
Ya sea un niño impaciente o una pantalla de teléfono iluminada, la vida nos alejará de nuestro trabajo si se lo permitimos, por lo que debemos tratar de evitar distracciones conscientemente. Comencemos observándonos a nosotros mismos a lo largo de nuestra jornada laboral para darnos cuenta de lo que llama nuestra atención, tal vez revisar el correo electrónico personal o jugar con el teléfono. Luego, establezcamos pautas para limitar estas actividades. Podemos bloquear el teléfono durante una hora mientras nos concentramos en el trabajo o habilitar la configuración del navegador que restringe la cantidad de tiempo que podemos pasar en ciertas páginas.
7. Aprovechar la tecnología
Cuando se trata de priorizar tareas, la tecnología es nuestra amiga. Existen tantas herramientas de productividad digital, desde plataformas de administración de tareas hasta integraciones de plataformas de mensajería que nos notifican las fechas de vencimiento de las tareas. También podemos encontrar configuraciones del navegador y de la aplicación que limitan el uso y rastreadores de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo empleado y crear informes para nosotros o nuestro gerente.
La vida es agitada y compleja, y es normal sentirse abrumado por la carga de trabajo diaria de vez en cuando. Pero aprender a priorizar tareas es un excelente primer paso para combatir este agobio y sentirse más con el control de nuestra vida.
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