Eficacia del proceso de offboarding

19 minutos 3 mayo, 2023

Por numerosas razones, los trabajadores eventualmente dejan sus puestos de trabajo. Cuando esto sucede, son necesarias una serie de acciones tanto por parte del empleador como del empleado para facilitar la salida, de manera eficiente y discreta del empleado. Esas acciones colectivamente conforman el proceso de offboarding.

Proceso de incorporación frente a proceso de desconexión

Si bien la desvinculación ayuda a los empleados a salir de una situación laboral, la incorporación es el proceso que utilizan las empresas para contratarlos y hacer la transición a la organización, su equipo y su función. Cada empresa tiene un sistema diferente para incorporar nuevos empleados. En general, la incorporación consta de cuatro fases.

Preembarque. Un candidato acepta su oferta y comienza su viaje con una organización. Para la mayoría de los nuevos empleados, esto implica una gran cantidad de papeleo.
Orientación. En su primera semana de trabajo, los nuevos empleados se reúnen con Recursos Humanos para conocer la estructura, la cultura y los beneficios de la empresa. Conocen a los miembros de su equipo y se familiarizan con el ambiente de trabajo.
Capacitación. El recién contratado comienza a aprender su nuevo rol y los procesos necesarios para tener éxito en él.
Transición. A medida que la contratación reciente se aclimata a su puesto, debe recibir feedback constructivos sobre su trabajo y una comunicación clara sobre los objetivos y expectativas futuras.

Hoy en día, los empleadores parecen comprender la importancia de la incorporación y le dan un énfasis cada vez mayor. Después de todo, establecer una buena relación de trabajo e inculcar la información correcta es fundamental para el éxito de un empleado.

La forma en que las empresas despiden a los miembros de su equipo que se van puede tener un impacto tan grande como la incorporación. Sin embargo, muchas aún optan por hacer lo mínimo. No deberían.

Las malas prácticas en un proceso de offboarding tienen el potencial de dañar un negocio. El tratamiento de la indiferencia o el resentimiento por parte de Recursos Humanos o la gerencia puede afectar la perspectiva de los ex empleados sobre toda su experiencia en una empresa y compartir estos puntos de vista con colegas de la industria.

Un proceso de desconexión negativo también puede plantear serios riesgos de seguridad, enormes pérdidas en los activos de TI y demandas. Por ejemplo, los empleados indebidamente despedidos con buenas intenciones pueden, sin darse cuenta, llevar consigo valiosos conocimientos sobre el producto.

Cómo hacer un buen proceso de offboarding

Decir adiós puede ser triste, estresante y, en algunas circunstancias laborales, incómodo. El proceso de desvinculación de una empresa tiene el potencial de aliviar una situación o exacerbar la tensión, especialmente cuando el empleado se va de un escenario antagónico. Por las siguientes razones, es importante desarrollar un proceso de desconexión amable y positivo.

Mantener una reputación de marca y relaciones positivas

No hay forma de saber o controlar cómo los empleados discutirán sus experiencias con amigos, familiares o en las redes sociales después de su salida. La facilidad y accesibilidad de este último puede resultar tentador cuando las emociones se disparan.

Un proceso de offboarding respetuoso, que permita que un trabajador se sienta escuchado, podría significar la diferencia entre una salida sin incidentes y una diatriba en Twitter. Si el empleado tiene muchos seguidores online, contactos personales en su industria o, peor aún, razones legítimas para sentirse agraviado, acosado o despedido ilegalmente, la reputación de marca podría caer en picado.

Se informa que Glassdoor.com, un popular sitio de revisión de empleadores, recibe la friolera de 55 millones de visitantes cada mes. De esos visitantes, el 65% busca y solicita empleo, lo que significa que investiga empresas y lee reseñas, tanto buenas como malas.

Las oleadas de malas reseñas de los empleados, especialmente aquellas que constantemente informan sobre los mismos problemas, son perjudiciales para la reputación de la empresa. Muchas empresas olvidan que las reseñas de empleados y clientes forman parte de su presencia en la web además de su site oficial y sus cuentas de redes sociales.

Además de mantener la reputación de la marca, conservar buenas relaciones con los empleados también es un beneficio que vale la pena en una desvinculación amable. Los trabajadores que regresan a sus antiguos empleadores se denominan “empleados boomerang”. Volver a contratarlos es una victoria para las empresas.

Las empresas obtienen empleados más experimentados que pueden ponerse en marcha gracias a la familiaridad con el proceso, lo que ahorra tiempo y costos significativos en la incorporación y la capacitación. Se sabe que tratar las salidas de los empleados con indiferencia los alejará y evitará que consideren futuras oportunidades de carrera en el mismo negocio.

Proteger los datos de la empresa y la propiedad intelectual

La mayoría de las organizaciones requieren que los empleados firmen acuerdos de uso de datos y cumplimiento de equipos. Pero es posible que esto no impida que un trabajador, que se siente ignorado o agraviado, comparta impulsivamente los datos privados de su empresa con un competidor o un medio de comunicación.

Cuando esto sucede, la empresa puede emprender acciones legales. Sin embargo, es un proceso notoriamente arduo y costoso que puede disminuir la reputación del negocio en los medios y en su industria. Además, incluso un resultado exitoso no puede revertir la fuga de información. Un proceso de offboarding positivo es una oportunidad para terminar una relación comercial con una nota agradable y asegurar información confidencial.

Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios

Una de las razones más convincentes para iniciar un proceso de desconexión positivo es proteger el negocio contra las demandas. Los empleados que se van tienen derechos legales a:

Recibir el pago de los salarios pendientes y el tiempo de vacaciones no utilizado acumulado hasta el último día de empleo.
Un preaviso de cese de actividad con la empresa y, en su caso, derecho a una indemnización por el tiempo trabajado.

Si la empresa no actúa de acuerdo con las leyes de los países en los que opera, incluso sin darse cuenta, las consecuencias pueden dar lugar a feos conflictos laborales y auditorías fiscales.

Agilizar el proceso de offboarding de los empleados

La desvinculación de empleados es una colaboración detallada que requiere, como mínimo, colaboración de recursos humanos, TI y varios líderes de equipo. La organización es la clave para coordinar departamentos, personas y acciones. Hay que reunir procedimientos escritos antes de comenzar, hacer listas de verificación detalladas y establecer alertas de fechas de vencimiento.

Comunicar

La comunicación es el primer cuando un empleado presenta su renuncia. La buena comunicación es la piedra angular de cualquier proceso de RR.HH. No solo transmiten potencialmente malas noticias para estas partes interesadas, sino que también marcan la pauta para la salida del empleado.

Al informar al personal interno sobre la partida del empleado, es importante ser honesto sin revelar detalles privados sobre la mudanza (como problemas de salud del empleado o disputas internas, por ejemplo). Esto puede ser complicado. Debe quedar preestablecido, firmemente, lo que estamos dispuestos a compartir y lo que debemos retener. Demos la fecha de salida y aseguremos que se está implementando un plan para llenar el vacío laboral.

Hagamos lo mismo con los clientes, socios y consumidores. Es posible que hayan formado una relación de trabajo con el empleado que sirvió de base para la relación profesional entre sus dos empresas. Presentemos nuestro nuevo punto de contacto, eliminemos los temores sobre fallos en la comunicación y desarrollemos un plan proactivo para respaldar sus reclamaciones.

Verificar la documentación

La documentación es uno de los aspectos más cruciales del proceso de desconexión. Los errores corporativos y de recursos humanos pueden tener resultados catastróficos para los empleados que se van, incluidos lapsos en los beneficios y problemas fiscales.

Debemos emitir estos documentos lo antes posible y comunicar al empleado que si no los firma y los devuelve antes de la fecha de vencimiento, podrían perderse los beneficios para ellos y sus familias. Estos documentos incluyen:

Pagos pendientes (incluidos salarios, acumulaciones de vacaciones, comisiones y reembolsos)
Acceso al fondo de jubilación
Documentos fiscales
Acuerdos de no divulgación
Acuerdos de no competencia

Atar los cabos sueltos

Una vez que los compañeros de trabajo se enteran de la salida pendiente de un empleado, pueden tener preocupaciones sobre la distribución de la carga de trabajo. Escuchemos atentamente estas inquietudes y animemos al líder del equipo a usarlas como base para una lista de verificación de elementos a abordar.

Para garantizar el proceso de baja más completo y eficiente tanto para la empresa como para el empleado, sus últimos días deben centrarse en:

Terminar proyectos. ¿En qué está trabajando el empleado fuera de las operaciones diarias y cuál es su estado? Es posible que se requieran conocimientos y capacitación adicionales para transferir ese proyecto a un colega. Obtener un plan de acción tan pronto como sea posible.

Transferencia de responsabilidad. ¿Cuáles son las responsabilidades diarias del trabajador que desocupa y qué software/hardware usa? Elaborar un plan de adiestramiento e instalaciones para el trabajador que asuma dichas funciones; el equipo/software seguramente involucrará TI.

Eliminando el conocimiento tribal. El conocimiento tribal es información informal y colectiva necesaria para llevar a cabo procesos de los que la mayoría de los empleados no son conscientes. Es posible que un empleado antiguo sea el único individuo que pueda realizar múltiples operaciones. A medida que los trabajadores mayores abandonan la fuerza laboral o los despidos masivos continúan afectando a las industrias, es posible que se produzcan paros laborales y plazos incumplidos si no se comparte este conocimiento.

Simplificar sus procesos comerciales. Es el método más seguro para resolver el problema del conocimiento tribal (de hecho, es una excusa común que dan los líderes empresariales para posponer la automatización), pero la desvinculación presenta una última oportunidad para cerrar una brecha de conocimiento específica. Los jefes de equipo deben preguntar a todos los empleados que se van y a sus colegas si existen tales operaciones. Si es así, deben documentarse, capacitarse e integrarse inmediatamente a las tareas regulares del equipo restante.

Recuperación de bienes de la empresa

Este paso es crítico. Cuando los empleados no devuelven sus equipos, los costes y los riesgos de seguridad aumentan rápidamente. Si tienen acceso a secretos comerciales o datos confidenciales, pueden filtrar esa información, incluso sin darse cuenta. A continuación, se muestra una lista de artículos que los empleados que se van deben devolver a una empresa antes de su desvinculación:

Llaves, pases de identificación y tarjetas de acceso
Tarjetas de Crédito Corporativas
Vehículos de empresa
Laptops y equipo relacionado
Teléfonos móviles de empresa
Documentos confidenciales

Si los empleados trabajan de forma remota y el equipo no se puede recuperar en su último día laboral, debemos asegurarnos de tener un plan para solicitar devoluciones y bloquear el acceso a dispositivos/archivos.

Entrevista de salida

Es difícil exagerar la importancia de la entrevista de salida. A menudo es el contacto oficial final que un trabajador que se va tendrá con su lugar de trabajo anterior. Muchas empresas no realizan entrevistas de salida, que les dicen a los empleados todo lo que necesitan saber sobre el valor de sus contribuciones. Todos los empleados, incluidos aquellos cuyas salidas son involuntarias, merecen profesionalidad y respeto. Después de todo, probablemente tengan información valiosa.

Aquí hay algunos consejos para una entrevista de salida completa y optimizada:

Enviar al empleado un cuestionario para completar y devolver antes de la entrevista. Esta es una buena manera de evaluar cómo se siente un empleado con su proceso de offboarding, lo que le permite establecer objetivos para cada entrevista individual. Permitamos que el empleado incluya todo lo que quiera con plena libertad.

Hagamos de la entrevista de salida un espacio seguro. Este es el momento del individuo para dar sus respuestas honestas, así que no incluyamos a la gerencia en la conversación. Realicemos la reunión en un espacio neutral. Involucremos al empleado a nivel personal y ofrezcamos una escucha activa. Respetemos y aceptemos su derecho a no responder algunas preguntas.
Preguntemos qué podríamos haber hecho diferente. Muchos trabajadores mantienen una política de “no hablar hasta que se les hable”, por temor a enemistarse con sus superiores y perder sus trabajos. En una entrevista de desconexión, es posible que finalmente se escuchen las opiniones sinceras de los empleados. Aprovechemos la oportunidad de escuchar sus opiniones honestas sobre las prácticas de nuestro negocio.
Agradezcamos el trabajo del empleado. La mayoría de las empresas no hacen esto, no seamos uno de ellos. Mostremos a los trabajadores que la entrevista de salida no es simplemente un deber operativo. Cuando una persona sale de una situación sintiéndose apreciada, puede afectar profundamente su visión de toda la experiencia y convertirla en una defensora o embajadora de la empresa.

Actualizar registros de empleados

Cuando el empleado se haya ido, eliminemos su acceso a las fuentes digitales de la empresa lo antes posible. Cuanto más tiempo los dejemos con acceso a la información de la empresa, mayor será el riesgo de una brecha de seguridad. Elimine inmediatamente el acceso a:

Cuenta de correo electrónico y calendarios de la empresa
Bases de datos y aplicaciones
Plataformas digitales
Documentos confidenciales

Los miembros del equipo y colegas de la persona que se va pueden estar afrontando un momento difícil con la despedida. Para ayudarlos a evitar confusiones:

Actualizar los organigramas de la empresa
Eliminar al empleado de los directorios y bases de datos de la empresa
Redirigir los correos electrónicos del empleado al punto de contacto apropiado

Las salidas de empleados son inevitables, especialmente entre los jóvenes profesionales. Si nuestra empresa emplea a un número significativo de personas, el proceso de offboarding es una práctica que se llevará a cabo muchas veces a lo largo de los años, por lo que debe ser lo más simple y ágil posible. Afortunadamente, existen herramientas y mejores prácticas para hacerlo más fácil y rápido para todas las partes involucradas.

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