Qué es el robo de tiempo en el lugar de trabajo
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El robo de tiempo puede sonar como algo sacado directamente de una película de ciencia ficción, pero la realidad es que es mucho más mundano y común de lo que parece. Para muchas pequeñas empresas, los costes financieros producidos por los ladrones de tiempo en lugar de trabajo pueden ser mucho mayores de lo que se podría pensar inicialmente.
¿Qué es el robo de tiempo?
El robo de tiempo ocurre cuando un empleado usa el tiempo de trabajo pagado para actividades no relacionadas con su desempeño sin la autorización de su empleador. A pesar del uso de la palabra “robo” en su nombre, el robo de tiempo es más comúnmente un problema de mala conducta de los empleados. Es importante tener en cuenta que el robo de tiempo a menudo no es intencional.
Por ejemplo, un empleado puede cometer robo de tiempo redondeando hacia abajo su hora de inicio de 9:05 am a 9:00 am o redondeando hacia arriba su hora de finalización de 4:57 pm a 5:00 pm debido a la creencia errónea de que los tiempos redondeados son más fáciles de trabajar para la gerencia o para que el departamento de nómina los procese.
Las consecuencias económicas del robo de tiempo
A primera vista, el robo de tiempo puede parecer algo insignificante. Tomemos el ejemplo anterior: pagarle a un empleado bien intencionado por cinco minutos de la mañana cuando no trabajó esos cinco minutos no parece particularmente importante.
Pero cuando se hacen los cálculos, el impacto negativo del coste se vuelve más claro. Digamos que este empleado comienza a trabajar constantemente a las 9:05 a.m. todos los días hábiles. Tomando dos semanas de vacaciones, esos cinco minutos al día en el transcurso de un año laboral completo suman 1250 minutos, o 20 horas y 50 minutos:
5 minutos × 5 (días) × 50 (semanas) = 1250 minutos
1250 minutos = 20,83333 horas o 20 horas y 50 minutos
Si se le está pagando a ese empleado 20€ por hora, esos cinco minutos al día equivalen a una suma anual de 416€ que se le está abonando por un tiempo no trabajado. Y los costes aumentan si otros empleados también llegan unos minutos tarde o se van unos minutos antes.
¿Es ilegal el robo de tiempo?
No existe una ley que prohíba el robo de tiempo de los empleados por lo que, en la gran mayoría de los casos, el robo de tiempo se clasifica como mala conducta de los empleados en lugar de un delito. Pero los ‘ladrones de tiempo’ en el lugar de trabajo pueden enfrentar la posibilidad de sufrir graves consecuencias.
Por ejemplo, además de la acción disciplinaria o la pérdida de su trabajo, si el empleado orquestó el robo de tiempo falsificando sus registros o mediante alguna otra actividad fraudulenta, podría sufrir sanciones disciplinarias.
No obstante, si un empresario descubre a un empleado que comete robo de tiempo, podría tener la tentación de retener salarios equivalentes a la cantidad que se le pagó por el tiempo que no pasó trabajando. Sin embargo, es fundamental que resista esta tentación, ya que retener los salarios constituye un vulneración y es una violación del Estatuto de los Trabajadores.
Si bien se podría entablar una demanda contra un ladrón de tiempo si sus acciones reiteradas han resultado en una pérdida financiera significativa para la empresa, en la mayoría de los casos, el mejor curso de acción es disciplinar para el empleado. También se puede contemplar un despido que resuelva la magistratura, y luego implementar medidas preventivas para ayudar a protegerse contra más incidentes de robo de tiempo.
7 tipos de robo de tiempo
Los ladrones de tiempo en el lugar de trabajo son un problema desafiante para los empleadores. El robo de tiempo puede ocurrir de muchas maneras, desde los cinco minutos adicionales bastante inocuos en el ejemplo anterior hasta casos de fraude perpetrados a través de hojas de tiempo o registros falsificados. La lista a continuación explora algunos de los tipos más comunes de robo de tiempo que los empleadores pueden encontrar.
1. Descansos prolongados o excesivos
Ya sea que se trate de una pausa para el almuerzo, que se extienda más allá del tiempo permitido, o un número excesivo de pausas breves (siendo las pausas para fumar un culpable típico), este tipo de robo de tiempo no solo es común, sino que también puede ser difícil de detectar.
2. Inflación de las horas de trabajo
Esta forma de robo de tiempo involucra cualquier cosa que resulte en horas de trabajo infladas reportadas y compensadas. Si bien un ladrón de tiempo puede hacerlo sin querer (o bajo la creencia errónea de que ayuda al departamento de nómina, como en el ejemplo anterior), la inflación de las horas de trabajo también incluye la falsificación de hojas de tiempo y la manipulación del reloj.
3. Actividades personales no laborales
Abordar un asunto personal durante las horas de trabajo puede ser inevitable a veces. Sin embargo, esta práctica puede convertirse en habitual. En este caso, cuando los ladrones de tiempo lo hacen con frecuencia o de manera constante, por ejemplo, contestar llamadas personales, revisar correos electrónicos personales o trabajar en un segundo plano, esos minutos perdidos se acumulan de manera significativa.
4. Distracciones digitales y cyberslacking
Las redes sociales y la navegación web son distracciones digitales que vienen con un doble golpe. Por un lado, se acumula el tiempo que se pasa online para asuntos no relacionados con el trabajo. Por el otro puede resultar en una reducción del enfoque en el trabajo que se debe hacer y una disminución general en tanto a la productividad como a la calidad del desempeño.
5. Buddy punching
Resulta que hay un término específico para describir la práctica de pedirle a un compañero de trabajo que cubra su llegada tardía o su salida anticipada marcando su entrada o salida: marcación de compañeros o buddy punching (puñetazo entre compañeros). La marcación de compañeros puede ocurrir con procedimientos de cronometraje tanto manuales como electrónicos. Por ejemplo, muchos procesos de cronometraje electrónico asignan a los usuarios PIN para iniciar o cerrar sesión, que un ladrón de tiempo en el lugar de trabajo puede dar fácilmente a un compañero de trabajo para que marque la entrada o la salida por ellos.
6. Llegadas tardías/salidas anticipadas
Como lo ilustran los números en el ejemplo de la sección anterior, llegar un poco tarde al trabajo o salir temprano del trabajo puede parecer insignificante, pero con el tiempo puede sumarse un patrón constante de llegadas tarde o salidas anticipadas, especialmente si se tiene varios empleados implicados en esta práctica de robo de tiempo.
7. Pérdida de tiempo intencional
Este tipo de robo de tiempo cubre una amplia gama de comportamientos de los empleados: tomarse demasiado tiempo para completar un proyecto (a veces resultando en horas extras innecesarias), aumentar el tiempo trabajado en una tarea, detener el trabajo antes de tiempo (pero esperar a marcar la salida a la hora correcta)…
Formas de prevenir el robo de tiempo
Para los empleadores, manejar la mala conducta relacionada con el robo de tiempo puede ser una tarea complicada y desafiante. ¿La mejor manera de combatir a los ladrones de tiempo en el lugar de trabajo? Al igual que con una multitud de cosas en los negocios y la vida, la prevención suele ser el mejor enfoque.
Tener una política clara de robo de tiempo
El robo de tiempo a menudo no es intencional porque los empleados no tienen claro cómo deben pasar su tiempo de trabajo. Cuando hay una pausa entre clientes, por ejemplo, es posible que los camareros del restaurante no se den cuenta de que se supone que deben pasar el tiempo de inactividad de manera más productiva.
Se puede contrarrestar esta situación mediante la elaboración de una política integral que establezca claramente qué constituye el robo de tiempo y por qué involucrarse en comportamientos de robo de tiempo es perjudicial para la organización. Para el ejemplo anterior, una política de robo de tiempo podría describir las tareas que se espera que realicen los camareros durante los tiempos de inactividad cuando no hay comensales en el restaurante.
Hacer cumplir la política de robo de tiempo
No importa cuán clara y completa sea la política de robo de tiempo, no será efectiva si no se aplica de manera adecuada y consistente. Esto significa que estas medidas deben aplicarse en todos los ámbitos, sin excepciones ad hoc.
La aplicación deficiente genera confusión entre los empleados en cuanto a lo que se espera y lo que se tolera, lo que puede eliminar cualquier efecto preventivo de tener una política de robo de tiempo de antemano.
Usar software de seguimiento de tiempo
En el mundo actual dominado por la tecnología, hay una serie de programas de seguimiento del tiempo disponibles para ayudarlo a mantener la precisión del cronometraje de los empleados. Varias soluciones que se enfocan en la prevención de los ladrones de tiempo incluyen el seguimiento biométrico del tiempo, la geovalla (donde los empleados deben estar dentro de un límite específico de ubicación para iniciar sesión) y el seguimiento habilitado por GPS.
Si bien las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden ser precisas y eficientes, también pueden parecer bastante intrusivas. Al implementar dicho software, es importante estar al tanto de cualquier posible infracción de la privacidad de los empleados.
Tener en cuenta la moral de los empleados
Los empleados felices tienden a ser empleados productivos. Por lo tanto, si bien la prevención del robo de tiempo puede ser efectiva, también puede resultar contraproducente si los trabajadores consideran que las medidas son excesivas.
En el ejemplo anterior del personal de servicio, por ejemplo, es posible que los servidores deban participar en un tiempo de inactividad no productivo durante la media hora posterior a la hora punta del almuerzo diario, y eliminar ese tiempo de inactividad podría generar una plantilla insatisfecha y una mayor rotación.
Ser más flexible
Ya sea ofreciendo arreglos de trabajo flexibles o informando a los empleados que estamos abiertos a solicitudes de tiempo libre no remunerado, ser flexible promueve una cultura de confianza y responsabilidad, y reduce las posibilidades de que los empleados utilicen el tiempo de trabajo remunerado para resolver problemas personales.
Como podemos observar, el robo de tiempo puede ser un problema grave para los propietarios de pequeñas empresas. Pero, aunque a menudo es difícil de detectar, hay una serie de medidas preventivas que pueden contribuir en gran medida a reducir el potencial y la oportunidad de que los empleados participen en comportamientos que los convierta en ladrones de tiempo en el lugar de trabajo.
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